Pentingnya Surat Referensi Pengalaman Tenaga Ahli

Pengalaman penulis berkecimpung di dunia konstruksi di Indonesia, baru beberapa kali saja penulis mulai merambah proses Prakualifikasi dan Tender di lembaga Pemerintah maupun Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau yang biasa disebut dengan Perusahaan Plat Merah.

Pengalaman berharga bagi penulis dalam mengikuti Tender di non-swasta antara lain pada kelengkapan data pendukung yang harus disiapkan, yang salah satu hal paling krusial adalah referensi pengalaman kerja tenaga ahli inti minimal yang dipersyaratkan dalam dokumen tender.

Pada postingan kali ini, akan dibahas mengenai Referensi Pengalaman Kerja untuk Tenaga Ahli:

Surat Referensi Pengalaman Tenaga Ahli diterbitkan oleh Pemilik Proyek (Owner) untuk staf yang telah menyelesaikan pekerjaannya dengan baik pada suatu Proyek. Pada prakteknya, tidak semua Pemilik Proyek langsung menerbitkan surat referensi ini, melainkan sesuai permintaan dari Kontraktor. Sebagian yang lain diterbitkan oleh Konsultan yang ditunjuk oleh Pemilik Proyek (biasanya Konsultan Manajemen) mewakili Pemilik Proyek.

Beberapa posisi yang biasanya diminta memiliki referensi antara lain: Project Manager (PM) atau General Superintendent (GS), Deputy PM atau Deputy GS, Quality Control, Quantity Surveyor, Site Manager atau Construction Manager, Engineer (Struktur, Arsitektur, Jalan Raya, Drainase, Geodesi), Safety Officer (K3L). Selain Surat Referensi, biasanya tenaga ahli juga diminta melampirkan Sertifikat Keahlian (SKA) dengan kualifikasi keahlian yang sejalan dengan persyaratan yang diminta dan Referensi yang dilampirkan, misal: SKA Manajemen Mutu untuk referensi tenaga ahli Quality Control (QC) Engineer.

Selain Referensi dan SKA, form Daftar Riwayat Hidup adalah komponen utama yang juga wajib ada dan berisi ringkasan pengalaman serta komepetensi Tenaga Ahli yang diminta. Beberapa pemilik proyek menyediakan masing-masing contoh Daftar Riwayat Hidup atau Curriculum Vitae (CV) yang patut kita ikuti pada saat mengikuti tender yang mereka lakukan. Meski disiapkan formnya, biasanya Pemilik Proyek mempersilakan peserta untuk menyesuaikan format CV tersebut dengan format standar yang biasanya sudah dimilik oleh masing-masing Perusahaan peserta tender. Lebih lengkap informasi yang ditampung di CV akan memudahkan Panitia Lelang dalam melakukan penilaian.

Jika tenaga ahli yang dimasukkan dalam daftar proyek memiliki Sertifikat Keahlian lain selain SKA, alangkah lebih bagus juga dilampirkan demi menambah nilai plus pada penilaian teknis oleh Panitia. Sertifikat Keahlian lain yang Penulis pernah temui antara lain: Sertifikat Greenship Professional (GP) maupun Greenship Associate (GA), Sertifikat Insinyur Profesional Madya maupun Utama dari Persatuan Insinyur Indonesia (PII), hingga ASEAN Engineer.

Beberapa Panitia Tender menyediakan format/tabel daftar tenaga ahli yang biasanya berbeda untuk masing-masing tender. Namun, pada umumnya ada format umum yang sering dipakai dengan informasi minimal seperti contoh berikut:

Pada dasarnya rumus yang digunakan oleh Panitia Tender untuk menilai pengalaman tenaga ahli pasti akan berbeda antara satu dengan yang lain, menyesuaikan penentuan bobot untuk komponen tenaga ahli dalam proyek yang ditenderkan tersebut. Namun, sebagai bahan hitungan sendiri, silakan lihat rumus berikut:

Catatan: pada intinya, yang Penulis sampaikan pada postingan ini adalah sekadar contoh-contoh yang penulis pernah temui. Pada tender untuk proyek yang lain mungkin menggunakan format yang lain, namun pasti secara konten tidak akan terlalu jauh dengan format contoh di atas.