Pengertian Struktur Organisasi

Menurut Stephen P. Robbins struktur organisasi merupukan suatu gambaran yang menjelaskan tentang pembagian, pengelompokkan, dan pengkoordinasian tugas secara formal. Para manajer perlu menangani enam unsur utama ketika merancang struktur organisasi mereka. Enam unsur tersebut adalah : 

1) Spesialisai kerja 

Istilah spesialisasi kerja digunakan untuk menjelaskan sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah menjadi pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi kerja adalah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik jika seluruh pekerjaan itu dipecah menjadi sebuah langkah dan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukan mengerjakan seluruh pekerjaan. 

Spesialisasi kerja ini dapat digunakan sebagai suatu cara untuk memanfaatkan keterampilan karyawannya dengan sangat efisien. Dalam kebanyakan organisasi, beberapa tugas menuntut keterampilan yang sangat tinggi dan yang lain dapat dikerjakan oleh mereka yang kurang terlatih. Jika semua buruh dituntut untuk melakukan tiap langkah misalnya dari proses manufaktur dari suatu organisasi. Diharapkan semua buruh tersebut harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan baik pekerjaan yang paling menuntut maupun yang paling tidak menuntut keterampilan. 

Karyawan yang mengerjakan tugas yang paling canggih atau paling terampil maka karyawan yang memiliki keterampilan yang tinggi tersebut akan bekerja dibawah keterampilannya tersebut. Buruh yang terampil dibayar lebih daripada buruh yang tidak terampil dan upah mereka cenderung mencerminkan tingkat tertinggi keterampilan. Membayar pekerja yang sangat terampil untuk mengerjakan tugas yang mudah merupakan suatu penggunaan sumber daya organisasi secara tidak efisien. 

Manajer juga mencari efisiensi lain yang dapat dicapai lewat spesialisasi kerja. Keterampilan karyawan untuk menjalankan tugas dengan sukses akan meningkat lewat pengulangan. Diperlukan sedikit waktu dalam menukar tugas, menyingkirkan peralatan dari suatu proses kerja langkah sebelumnya, dan mempersiapkan diri untuk suatu langkah selanjutnya. 

Hal penting selanjutnya adalah dari prespektif organisasi pelatihan untuk spesialisasi memang lebih efisien. Lebih mudah dan lebih murah untuk menemukan dan melatih karyawan untuk melakukan beberapa tugas yang khusus dan berulang. Hal ini merupakan hal yang sangat istimewa bagi organisasi yang memiliki sistem operasi yang sangat rumit dan canggih. 

2) Departemetalisasi 

Departementalisasi merupakan upaya untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan yang sama atau mirip sehingga dapat dikoordinasikan. Departementalisasi memiliki berbagai ragam jenis, hal ini dikarenakan cara pengelompokannya yang berbeda. Departementalisasi dapat disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan, tipe produk yang dihasilkan organisasi , dan berdasarkan geografi atau teritori. 

3) Rantai komando 

Rantai komando merupakan garis tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor pada siapa. Ada dua asas yang harus dipahami dalam membahas rantai komando, yaitu wewenang dan kesatuan komando. Wewenang (otoritas) merupakan hak – hak yang inheren dalam suatu posisi manajerial untuk memberikan perintah dan mengharapkan dipatuhinya perintah itu. 

Asas kesatuan komado menyatakan bahwa seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan dan hanya kepada atasan tersebut ia bertanggung jawab. Konsep rantai komando, wewenang dan kesatuan komando dewasa ini jauh dari relevan. Hal ini dikarenakan kemajuan teknologi komputer dan kecenderungan pada pemberian kuasa kepada para karyawan. 

4) Rentang kendali 

Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Rentang kendali ini penting karena sangat menetukan banyaknya tingkat dan manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Semakin luas atau besar rentang kendali semakin efisien organisasi itu, tetapi rentang kendali yang lebih lebar akan mengurangi keefektifan. Hal ini berarti bila rentang itu menjadi terlalu besar, kinerja karyawan dirugikan karena para penyelia tidak lagi mempunyai cukup waktu untuk memberikan kepemimpinan dan dukungan yang diberikan. 

Rentang kendali yang kecil juga memiliki keuntungan yaitu dapat mempertahankan komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi akrab. Rentang kendali yang kecil memiliki tiga cacat utama, yaitu pertama, rentang ini mahal karena menambahkan tingkat manajemen. Kedua, rentang ini membuat komunikasi vertikal dalam organisasi menjadi rumit karena tingkat hirarki tambahan memperlambat pengambilan keputusan dan cenderung kurang memperhatikan manajemen atas. Ketiga, rentang kendali yang kecil mendorong penyeliaan ketat yang berlebihan dan tidak mendorong otonomi karyawan. 

5) Sentralisasi dan desentralisasi 

Sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsep tersebut hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak – hak yang inheren dalam posisi seseorang. Sedangkan pada desentralisasi keleluasaan dalam mengambil keputusan dialihkan ke bawah ke karyawan tingkat yang lebih rendah. Dalam sebuah organisasi disentralisasi, tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan masalah karena semakin banyak orang yang memberikan masukan dan makin kecil karyawan merasa diasingkan. 

6) Formalisasi 

Formalisasi mengacu pada sampai tingkat mana pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat di formalkan maka pelaksanaan pekerjaan itu mempunyai kuantitas keluasaan yang minimum mengenai hal yang harus dikerjakan serta cara dan waktu pelaksanaannya. Suatu organisasi yang memiliki formalisasi yang tinggi terdapat job descriptions yang eksplisit, banyak aturan organisasi, dan prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi. Organisasi yang memiliki formalisasi yang rendah perilaku kerja relatif tidak terprogram dan para karyawan mempunyai banyak kebebasan untuk menjalankan keleluasaan dalam kerja. 

Setelah menetapkan struktur organisasi, hal selanjutnya yang ditentukan adalah job description (uraian jabatan). Job description merupakan suatu pernyataan tertulis mengenai sesuatu (tugas) yang dilakukan oleh pelaksana pekerjaan, cara untuk melaksanakan sesuatu (tugas) tersebut dan alasan melakukan itu. Uraian pekerjaan hendaknya dengan tepat menggambarkan isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi atau syarat pekerjaan. 

Job description juga merupakan pernyataan tertulis yang menguraikan tanggung jawab kunci dari pekerjaan berserta dengan kegiatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Uraian jabatan menjelaskan secara rinci mengenai wewenang dan tanggung jawab yang seharusnya dilakukan pemegang jabatan. Job description dan struktur organisasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena struktur organisasi merupakn sumber bagi pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta kontrol terhadap rentang kendali .Struktur organisasi yang effektif menggambarkan pembagian kerja yang seimbang antara management skill dan technical skill. 

Hal selanjutnya setelah menentukan job description adalah menentukan job spesification (spesifikasi pekerjaan). Spesifikasi pekerjaan menyatakan kualifikasi minimum yang dapat diterima dan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan untuk melakukan tugas tertentu dengan berhasil. Spesifikasi ini mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif. Jadi job description mengidentifikasi karakteristik dari pekerjaan itu dan job specification mengidentifikasi karakteristik dari pelaksana pekerjaan yang sukses. 

Tipe Struktur Organisasi 

Ada dua tipe struktur organisasi, yaitu: 

1) Struktur Organisasi Vertikal 

Struktur organisasi vertikal biasanya ditemukan pada organisasi terpusat, keahlian dibagikan diseluruh perusahaan, mempunyai jalur karir dan program latihan yang jelas, dukungan ada karena kelebihan keterampilan, manajer tidak asing dengan pekerjaan atau tugas dapat melakukan evaluasi kinerja staf, dan dapat lebih mudah menetapkan standar di seluruh perusahaan. 

2) Struktur Organisasi Horizontal 

Struktur organisasi horozontal biasanya ditemukan pada organisasi terdesentralisasi, unit diciptakan untuk berfokus pada area bisnis tertentu, prioritas berdasarkan kebutuhan produk dan proses, komunikasi diantara fungsi meningkat, dan staf mengetahui berbagai macam aspek dari produk dan proses.